outlook

Kategorizace a filtrace a vyhledávání v Outlooku.

Pro efektivní využívání Outlooku a orientaci v poště je dobré používat co nejvíce jeho funkcí. V tomto článku si ukážeme, jak nám může být nápomocný Outlook při kategorizaci, filtraci a třídění pošty.

Kategorie

znacky

Kategorie v Outlooku určujeme pomocí štítků, které můžeme přiřadit jednotlivým položkám v Outlooku. Štítky najdeme na kartě „Domů“ v kategorii „Značky“.

Pokud jednotlivé položky řadíme do kategorií, může nám to pomoci v budoucí orientaci a filtraci položek. Kategorie můžeme libovolně měnit, nebo je přidávat. A to poté co rozklikneme Všechny Kategorie.

Zde můžeme kategorie upravovat, přidávat, nebo odebírat. Tyto změny se projevují v rámci mého profilu v Outlooku.

Položky zařazené v patřičné kategorii je velice snadné vyhledávat. Buď kliknutím na značku v rámci položky, nebo při vyhledávání přes pole „Hledat“.

Filtrace a vyhledávání

Pokud chceme v Outlooku najít patřičný e-mail, můžeme tak učinit přes pole vyhledávání. Jakmile klikneme a umístíme kurzor do pole vyhledávání, ihned se nám změní karta na kde se nacházíme a zobrazí se nám karta „Hledání“.

Kde všude vyhledávám?

vyber-vyhledavani

Vpravo od pole pro vyhledávání je rozbalovací menu, kde mohu zvolit místo pro vyhledávání.

  • Aktuální složka – je to složka kde se nacházím, jako například: „Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, případně jakákoliv vlastní vytvořená složka).
  • Podsložky – prohledávám ve všech podsložkách dané složky.
  • Aktuální poštovní schránka – Všechny položky, které se nachází v jednom profilu v Outlooku. (například: Pokud stojím v doručené poště pro účet pcport@pcport.eu, tak mi tato volba prohledá všechny položky této e-mailové schránky).
  • Všechny položky Outlooku – v případě, že používám v Outlooku více e-mailových profilů, prohledá mi tato volba i další profily, které v Outlooku mám (například osobní i firemní e-mail).

Pozor tedy na volbu, abychom dostali kompletní a relevantní obsah.

Vyhledávání

Napíšeme-li jakékoliv slovo do pole vyhledávání a stiskneme „Enter“, prohledá Outlook vešekrý obsah a kde se zobrazuje toto slovo, tak nám obsah vrátí jako výsledek.

POZOR! Pokud mi Outlook nabízí kontakt při psaní slova do vyhledávání a já na něj kliknu, začne mi Outlook vyhledávat poštu, kterou jsem obdržel Od tohoto uživatele. Viz dále.

moznosti-hledani

Na kartě vyhledávání pak máme specifická zadávání pro vyhledávání. Tyto podmínky, které mohu volit postupně se na sebe „vrství“.

Příklad:

Chci najít e-mail od honza@pcport.eu, který obsahuje přílohu a obdržel jsem ho před měsícem.

Postup:

  1. Kliknu na Od a napíšu e-mail hledaného odesílatele.
  2. Následně kliknu na „Obsahuje přílohy“.
  3. Nakonec zvolím časový rámec podle toho, kdy mi měl e-mail přijít.

Kompletně tedy jde snadno vyhledávat podle:

  1. Od koho a pro koho e-mail přišel („Od“ a „Adresát“)
  2. Podle kategorie zařazení.
  3. Podle slova v předmětu.
  4. Podle časového rámce.
  5. Přečtení / Nepřečtení.
  6. Zda je položka označena jako důležitá.
rozsirene-hledani

Pokud nám tyto snadné kroky nestačí a potřebujeme prohledat schránku podle velice specifických a detailních požadavků, mohu tak učinit přes „Nástroje hledání“ a zde zvolíme „Rozšířené vyhledávání“.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *