Jak si usnadnit práci se soubory v Microsoft Teams
Letos jsme vám představili Microsoft Teams (říkejme jim MT) a ukázali jsme vám také pár tipů a triků, jak je používat a hlavně, na co je třeba dát si hned od začátku pozor! Tato pravidla (kupodivu) stále platí a ani další vývoj na nich nic nezměnil. Osvěžit si je můžete zde.
Nyní bychom vám rádi ukázali, jak si díky MT můžete usnadnit život při práci se soubory, zejména když k nim má mít přístup více lidí.
Soubory v Microsoft Teams
Soubory, které zde najdeme, se vlastně nacházejí cloudu, v našem OneDrive. Microsoft Teams je tedy jen aplikace, prostřednictvím které se k těmto uloženým souborům přistupuje, ať už si je jen prohlížíme, nebo je i upravujeme. Toto je důležité mít neustále na paměti! Soubor je vždy jen jeden, ale cest k němu je mnoho.
Pod záložkou Týmy najdete ve svém týmu rovněž záložku Soubory. Jelikož aplikace MT je hlavně o týmech, podíváme se na tyto záložky trochu podrobněji. Každý tým má takzvané kanály a každý kanál má vždy svou záložku Soubory.
Zde je dobré si uvědomit, že aplikace MT nám na jednu stranu umožňuje rychlou komunikaci a spolupráci s kolegy, ale zároveň je za každým Týmem vždy SharePoint s úložištěm. K souborům, které se zde nacházejí, se tedy můžete dostat různými cestami. Takový moderní pohled na tradiční korporátní strukturu.
Vezměme si jako příklad náš DEMO tým. Zde máme 4 kanály, přičemž jeden je skrytý. Z pohledu souborů je každý kanál v podstatě jedna složka.
Raději ještě jednou. Kanál v MT = složka.
Tak s nimi můžeme i pracovat. Můžeme tedy složku (kanál) vzít a se-synchronizovat ji se svým počítačem. Může se totiž stát, že soubory, které v týmu s kolegy řešíme, nejsou jenom k tomu, že je do týmu pošleme a pak už se k nim nevracíme, ale může být i potřeba je dále upravovat. Pak je lepší mít tyto soubory vždy po ruce a snadno si je vždy otevřít / upravit / stáhnout, případně je i nahrát.
Synchronizace souborů z MT
Jak ale provedu synchronizaci, když se mi nabízí pouze Nové | Nahrát | Získat odkaz a další…? K tomu stačí kliknout na Otevřít ve službě SharePoint a tím se dostat do toho tradičního SharePointu. Otevře se nám přitom rovnou ta složka (kanál), ve kterém se právě nacházíme. Tam pak jedním klikem složku synchronizujeme se svým průzkumníkem.
Sami rychle zjistíte, že i když potřebujete soubory z týmu rychle stahovat a jste tedy jen „konzumentem“ souborů, je to mnohem jednodušší a pohodlnější takto přes synchronizovanou složku, než si je pracně jeden po druhém stahovat z MT.
Potřebujete pomoct s nasazením nebo použitím nejenom Microsft Teams u vás ve firmě? Neváhejte nás kontaktovat ještě dnes a již zítra se při práci s počítačem můžete cítit mnohem komfortněji.
