Soubory v cloudu a jak se k nim dostanu?

Poprvé jsme začali používat skutečný cloud v osobním životě. U mě to začalo fotkami a Goolge Photos – synchronizace byla perfektní a v tu dobu jsem si říkal, že jediné co tomu všemu chybí je, abychom měli mobilní data i v zahraničí.

Dnes již každý z nás vesele používá internet na každém kroku. Zvykli jsme si na to všichni opravdu rychle, a tak se naše data kopírují a replikují a neustále posílají sem a tam… Někdy o tom dokonce ani nevíme. Cloud v osobním životě používáme dennodenně a nedělá nám sebemenší potíže naše fotky a soubory nacházet a používat je jednou v mobilu, jednou v tabletu a jednou v počítači. Jak tomu ale je v pracovním prostředí?

Pomineme-li fakt, že stále mnoho firem ani netuší co to vlastně opravdový cloud je, tak bychom mohli říct, že firmy stále používají cloud jako flash disk.

1. Lide sednou k počítači v kanceláři.
2. Pracují se soubory (obecně pracují)
3. Lide odchází z kanceláře.
4. Nedostanou se k souborům, protože neví jak.

Samozřejmě je tento přístup hlavně „motivován“ ze strany vedení, ředitelů a majitelů firem. Stále totiž panuje přístup k práci ten, kdy pokud pracujeme, musíme být v práci.

Právě opravdu cloudové služby jakou jsou GSuite, nebo Office 365 nám umožní práci odkudkoliv a kdykoliv. Díky nim můžeme dát sobě i svým kolegům volnost a přístup k pracovním souborům a datům z mobilu, tabletu, nebo počítače. Již není nutné sedět vždy v kanceláři…

Synchronizace a stažení dat

Velkou váhodou firemního cloudu nad cloudem soukromým je přístup k datům. Ty jsou opravdu a pořád stále vaše. Ne že by data, která máte na osobním cloudovém úložišti u Google, nebo iCloud nebyly vaše, ale přeci jen si je nestáhnete tak snadno (zkuste si historii fotek z Google Photos stáhnout do počítače a pak je smazat).

OneDrive

Soubory v cloudu OneDrive od společnosti Microsoft dostanete k sobě do počítače velice snadno. Stačí si složku OneDrive synchronizovat do svého počítače a tak můžete mít data jak u sebe v počítači, tak v cloudu.

Po synchronizaci, se vám v průzkumníku souboru zobrazí složka OneDrive – Název Firmy, které vám umožní nahlížet do vašeho cloudového úložiště.

Pozor, zpočátku jsou všechny soubory jen v režimu náhledu. Tudíž vidím, že tam jsou, ale nemohu je otevřít bez internetu! Tyto soubory a složky jsou značeny mráčkem. Potřebuji-li mít soubory dostupné i když nebudu zrovna on-line, musím je buď alespoň jednou otevřít – tím se mi stáhnou a označí se mi zelenou fajfkou, nebo na složku kliknu pravým a zvolím Vždy zachovat na tomto zařízení – tím se mi označí složka plnou zelenou fajfkou.

Díky této synchronizaci vlastně můžete mít soubory a dokumenty neustále „pojištěné“ proti ztrátě / zničení / odcizení PC / NB. Samozřejmě není podporované zálohovat soubory v OneDrive – je stále lepší mít tradiční zálohu – například pomocí naší vzdálené zálohy.

Programy Office

V čem je však firemní cloud od společnosti Microsoft ještě zajímavější, je snadná integrace cloudového úložiště do vše programů Office, které k tomu máme.

Nemusíme si stahovat všechny soubory k sobě do počítače. To pak přeci nedává smysl cloud. Stačí jen vědět, že když mám připojení k internetu, tak se k souborům dostanu. Stačí jen zapnout Word, Excel, nebo další program Office a zde otevřít soubor přímo z cloudu.

Při spuštění například Wordu, mi systém navrhne soubory, se kterými jsem nedávnou pracoval, nebo které jsem nedávnou otevíral. Ty mohu ihned otevřít a pracovat na nich, i když je nemám stažené u sebe v počítači.

Chci-li najít soubor, který je někde ve sdíleném úložišti, mohu ho snadno najít a to přes tlačítko Oteřít, kde přejdu do umístění buď OneDrive – moje pracovní souory, nebo SharePoint – sdílené pracovní soubory. Zde pak snadno najdu ten soubor, který potřebuji. To vše on-line, bez stahování souborů do počítače!

Zajímají vás další způsoby práce s Cloudem Office 365? Napište nám níže co přesně a my se vám ozveme. Můžete nás ale klidně ihned kontaktovat na přímo a my se za Vámi stavíme s praktickým demem, kde si vše projdeme osobně.