Triky a tipy, které používám osobně v Outlooku 365.

Jelikož jsem se rozhodl v tomto článku opravdu rozepsat, tak zde Vám ihned nabízím rozcestník. Ne, že bych nepsal věcně, ale někdy prostě chcete jít hned k tomu jak něco udělat a ne si počíst humorné povídání k tomu. 👨‍🦳

  1. Úprava základního zobrazení a rozložení.
  2. Podmíněné formátování. Barvy pro konkrétní odesílatele a témata v mailu.
  3. Pozdržení zprávy o 1 minutu při odesílání externímu uživateli.

Co tedy používám dnes a jak mám nastaven Outlook?

V průběhu let jsem tedy zůstal u Outlooku. Ten je dnes v podobě, kterou bych už i nazval moderní (ještě určitě dojdeme ke sjednocení Online / klienta, ale na to si počkejme). V rámci Outlooku jsem zjistil, že některé zobrazení je lepší, některé horší a že nejenom automatizací si můžete svůj Outlook přizpůsobit. To, co mi tedy pomáhá pracovat lépe a rychleji se orientovat v Outlooku, je:

  1. Úprava základního zobrazení a rozložení.
  2. Podmíněné formátování. Barvy pro konkrétní odesílatele a témata v mailu.
  3. Pozdržení zprávy o 1 minutu při odesílání externímu uživateli.

Pojďme se tedy na tyto hlavní 3 body podívat a ukázat, jak je nastavit.

Úpravy základního zobrazení a rozložení.

Jakmile zapneme Outlook, tak vypadá nějak takto:

Outlook v základním nastavení. Počítač a mobil.

Na mobilu je samozřejmě super, tomu se věnovat nebudeme. Co ale počítač? Zpočátku se mi to velice líbilo, takové prostorné a velké. Nakonce jsem ale uznal, že řazení zpráv jako má například Gmail je přecijen praktičtější. Na druhou stranu jsem oceňoval náhledy zpráv (i když to vždy bezpečáci haní a nedoporučují…). Tak jsem tedy zkombinoval obojí do jednoho a výsledek je více než perfektní!

Jaké jsou tedy výhody následující úpravy?

  1. Několikanásobně rychlejší vyhledávání! Pokud někdo z Vás hledal zprávy v Outlooku, tak ví, že je to peklo. S tímto zobrazením je to rychlé a pohodlné! Je to zvláštní ale je to tak!
  2. Přehlednost. Vidíte ihned, kde jste odpověděli, kde je příloha, kdy jste mail dostali. Díky zobrazení správných sloupců je tedy správa velmi pohodlná. Zároveň je v tomto zobrazení příjemnější práce se štítky.
  3. Zvládnete toho více. Díky tomu, že nemusíte tolik rolovat a hledat, můžete se více soustředit na práci s poštou a maily.

Jak to tedy nastavíme?

Zde je fotka všech úprav popsaných níže:

  1. Upravte zobrazení na kompaktní.
  2. Následně vypněte náhledy zpráv.
  3. Nastavte si podokno čtení dle preference. Já osobně mám vpravo. Kdo nepoužívá, tak vypněte.
  4. Nakonec vezměte část obrazovky Outlooku, kde máte zprávy a roztáhněte ji tak, aby se Vám zobrazení změnilo na jednoduché řádky s podrobnostmi (pokud máte vypnuté nebo dole podokno čtení, tak se Vám zobrazení nejspíš změnilo ihned).
  5. Nakonec nastavte sloupce, které potřebujete pro práci. To provedete v Nastavení zobrazení -> Sloupce. Zde vyberte, které potřebujete. Za mě jsou to tyto:

Podmíněné formátování v Outlooku.

Formátování používáme ve Wordu a Excelu zcela běžně. V Excelu můžeme použít i podmíněné formátování k tomu, abychom něco zvýraznili na základě pravidel. To můžeme udělat i v Outlooku. Ono i zvýraznění nepřečtené zprávy není nic jiného než podmíněné zvýraznění dané položky. Pojďme se tedy podívat jak na to.

Nastavení podmíněného formátování.

  1. Jdeme do Zobrazení -> Nastavení zobrazení
  2. Zvolíme Podmíněné formátování. Zde uvidíte všechna pravidla, i to pro nepřečtené zprávy, které si můžete třeba upravit na jinou barvu nebo písmo dle preference.
  3. Klikneme na Přidat a pojmenujeme nové pravidlo (třeba Cloud).
  4. Následné zvolíme Podmínka. Zde nastavíme podmínku, která má být splněna, aby se mi aplikovalo pravidlo.
    1. Hledat slovo: cloud
    2. Kde: v poli pro předmět a textu zprávy (tím budeme hledat v celé zprávě i předmětu)
    3. Ostatní necháme bez nastavení. Pokud ale chcete, můžete vydefinovat třeba konkrétního odesílatele, příjemce i další nastavení, která doporučuji projít.
    4. Potvrdíme
  5. Následně klikneme na Písmo. Zde nastavíme font, řez písma, velikost, barvu a dekoraci písma. Tím pak zformátujeme zprávu v seznamu všech zpráv, když splní naši podmínku. Třeba takto:
    Nastavení Fontu v Outlooku
  6. Potvrdíme nastavení a zavřeme okna.

Jak pak můžete ihned vidět, zobrazení zpráv, která splňují moji podmínku, se ihned zabarvila tak, jak jsem nastavil:
Ukázka podmíněného formátování

Podmíněné formátování zobrazení si doporučuji i nastavit pro schůzky v kalendáři.

Podržení zprávy o 1 minutu.

Moje nejoblíbenější funkce Outlooku. Nevím jak vy, ale já osobně jsem několikrát odeslal zprávu, kterou jsem napsal v emočním duchu a bylo to celé zbytečné. Většinou mi to došlo ihned, kdy jsem zprávu odeslal a už bylo pozdě. Tak jsem si řekl, že si nastavím pozdržení zprávy ve frontě k odeslání 1 minutu poté, co kliknu na odeslat. Snadné ale efektivní. Během této minuty jsem už několikrát využil množnosti zprávu upravit a odeslat znovu.

Toto pravidlo je prosím vázané na Outlook v počítači. Tudíž, pokud budete posílat zprávy třeba z mobilu, tak se neaplikuje. Na to prosím pozor!

Nastavení pravidla pozdržení zprávy.

  1. Na kratě Domů zvolíme Pravidla -> Spravovat pravidla a upozornění…
    Nastavení pravidla
  2. Následně Nové pravidlo…
  3. Použijte pravidlo na odeslané zprávy.
    Nastavení pravidla krok 1
  4. Další krok přeskočte tlačítkem další, nebo zvolte „Pouze v tomto počítači“.
  5. V kroku Akce zvolte Pozdržet doručení o počet minut.
  6. Následně klikněte na počet a nastavte kolik minut chcete zprávu podržet.
  7. Poté upravte výjimky (například, když budete posílat důležitou zprávu). Osobně mám nastaveno kromě 2 kolegů.
  8. Nakonec tedy pravidlo pojmenujeme a dokončíme.
    Dokončení pravidla Outlook

Pár slov na závěr

Outlook na první pohled opravdu není nejlepší kamarád. Je to ale o tom, jak si ho nastavíme. Zde jsem se snažil popsat tři pravidla, která mě velmi zpříjemnila práci v Outlooku a hlavně zlepšila. Díky těmto pravidlům už nepřehlédnu e-mail od důležitého klienta (podmíněné formátování), nebo nepošlu naštvanou odpověď tomu, komu nechci jen proto, že jsem se rozhodl reagovat v tu vteřinu. Věřím, že každý z Vás najde svůj konkrétní případ, který bude schopen těmito jednoduchými pravidly ošetřit a zlepšit.

Pokud budete případně chtít pomoct s nastavením nějakého pravidla, dejte vědět do komentáře nebo mi napište. Rád se pak podělím o úspěchy i neúspěchy!

2 Thoughts on “Triky a tipy, které používám osobně v Outlooku 365.”

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *