Power Automate a nastavení upozornění na nově vyplněný dotazník

V tomto článku si ukážeme jak nastavit jednoduché upozornění na nově vyplněný dotazník. K tomu použijeme Power Automate (to jsme použili o pro schvalování v tomto článku), což je platforma pro automatizaci obecně. Tuto aplikaci v rámci Microsoft 365 najdeme pod tímto odkazem: flow.microsoft.com. Nyní ale tedy jdeme na věc - nastavíme upozornění, které potřebujeme.

Než začneme

Tento celý postup se týká upozornění na nově vyplněný dotazník, který je vytvořen v Microsoft Forms. Tam je ale také možné nastavit upozornění jednoduchým zaškrtnutím volby v nastavení formuláře.

My si ale ukážeme jak mít upozornění plně pod kontrolou a nastavit si třeba i upozornění do Teams nebo upozornění na týmový dotazník, který my nevlastníme, a tak upozornění chodí do týmového e-mailu (administrátor vám může nastavit přeposílání těchto e-mailů, pak budete dostávat ale všechny týmové e-maily). Pojďme tedy na to.

Nastavení upozornění na nově vyplněný dotazník

  1. Přihlásíme se do portálu Microsoft 365 a půjdeme na stránky Power Automate.
  2. Jdeme do záložky Vytvořit a zde vybereme Automatizovaný cloudový tok.
    Power Automate Automatický cloudový tok
  3. Tok pojmenujeme dle potřeby a jako trigger vybereme Když se odešle nová odpověď.
    Power Automate Nový tok
  4. V dalším kroku vybereme formulář, ke kterému budeme nastavovat upozornění.
    • Formulář vybereme ze seznamu, pokud je náš.
    • Nebo vybereme možnost Zadat vlastní hodnotu a zadáme ID formuláře, které zjistíme z URL daného formuláře (je na konci adresy: #FormId=IWFqRj…)
  5. Následně přidáme krok: Získat podrobnosti o odpovědi a zde vybereme stejný formulář jako v kroku předchozím a jako ID odpovědi vybereme ID odpovědi také z předchozího kroku.
  6. Jako poslední krok vybereme Poslat e-mail (V2). Zde nastavíme příjemce, předmět a text zprávy. Do jednotlivých polí přitom můžeme vkládat i proměnné v podobě informací z předchozích kroků. Například tedy čas odeslání formuláře nebo i odpovědi, které zachytíme.
    Power Automate Mail Outlook
  7. Na závěr uložíme Power Automate a otestujeme.

Video-návod nastavení

Takto tedy můžeme nastavit i upozornění, které bude zasláno komukoliv e-mailem, nebo třeba i zprávu do Microsoft Teams. Díky podrobnostem z odeslané odpovědi dokonce můžeme automaticky záznam zapsat do tabulky, kterou pak používáme pro práci.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *